IdeaPosit dates and certifies documents and files using modern digital technology, providing a digital certificate bearing a date stamp. A modern and affordable alternative to the traditional depot.

Safely protect patent ideas deposit trademark copyrights




protect your copyright

protect idea

The original creators of works protected by Copyright and their heirs have certain basic rights. They hold the exclusive right to use or authorize others to use their work on agreed terms. The creator of a work can prohibit or authorize: its reproduction in various forms, such as printed publication or sound recording; its public performance, as in a play or musical work; recordings of it , for example, in the form of compact discs, cassettes or videotapes; its broadcasting, by radio, cable or satellite; its translation into other languages, or its adaptation, such as a novel into a screenplay. copyrights claim protect

The author or owner of the work should make a copyright deposit, whether the work is artistic, literary, design, website, project or concept. A copyright deposit and registration is the only way an original work can be protected in a way that provides the author with the full range of advantages and benefits related to his creativity. There many great reasons to protect a creative work by depositing and registering a work for copyright protection: The deposit process is easy

notarial deed

also ideeenregister claim copyright merken buro cc proof certificaat notaris depot auteursrecht ideeenregister claim copyright merken bureau ccproof idee depot auteursrecht beschermen

By obtaining rights, the inventor or author has an enforceable right to deal exclusively with the idea and have ownership. There are organisations and patent and trademark attorneys that can help you safeguard your idea. Step one: Register the business Set up a business entity by registering the business as a Close Corporation or a Private Company and get all of the necessary licenses and tax registrations that are required by the South African Revenue Services (SARS). Step two: Trademark, Patent and Copyright It is important to know the difference between a trademark, patent and copyright in order to follow the correct procedures to safeguard the idea.

What is aTrademark

A trademark is a type of intellectual property, and is typically a name, word, phrase, logo, symbol, design, image, or a combination of these elements. The owner of a registered trademark can take legal action for trademark infringement to prevent unauthorised use of that trademark.

What is a Patent?

A patent is a set of exclusive rights granted by the government to an inventor for a limited period in exchange for a public disclosure of an invention.

What is Copyright?

Copyright is the legal protection against copying and the specific rights allowing copying given to original works that are printed or photographically or electronically stored words, music, visual arts, and performing arts. The purpose of copyright is not just to protect the rights, but also to establish the rules under which copies or portions may be made to make a work more widely available.

How to register a trademark

Trademark registrations provide wide-ranging protection and remedies against infringement.

How to register a patent

Once you have established that the patent hasn’t been registered you can file a provisional patent application through Cipro ( The reason that you register a provisional patent application is to provide time to evaluate the invention publically. This means that if a similar or the same patent is registered, but was missed during the search, there would be a 12-month period for this problem to show up. Applications for Provisional Patent Application costs approximately R60.Once the provisional patent application has expired, a patent application must be completed. Complete patents must be signed and filed by a patent attorney. The complete patent filing in South Africa can cost between R7 000 and R10 000 or more, including official fees. The renewal fee, payable annually from the 3rd year onwards, is on a sliding scale from R130 to R206 for official fees and R725 for a patent attorney’s fee. To register a patent you have to conduct a search Before you can register a patent you have to conduct a patent search. In South Africa, a patent search can only be done at Cipro in Pretoria. Researchers and inventors can do searches at Cipro’s Paper Based Disclosure Centre. South African patents are not available online. Most patent attorneys in South Africa use USAPTO to conduct their searches. This site offers a good indication of whether or not an invention has been patented because the ‘novelty requirement’ is truly tested in such a large market place. Most patent applications will be granted by Cipro because it does not check to establish that an invention is unique. That is why a Provisional Application for Patent is so important. Other search options There is an Electronic Patent Journal (EPJ) where South African patent information is available. It is currently being developed for availability via the Internet, but at present can only be accessed through the offices of the patent attorneys, Hahn & Hahn and Spoor & Fisher. The database is available on CD or hard disk at a cost of R55 000 for the basic set and R12 370 per annum for the update. There is also an option for ‘pay-as-you-use’ searches. An hourly fee is charged. International Patent Searches Patent searches in other industrialised countries are available on-line in specialist databases. Seek legal advice It is best to see legal advice o help you register a trademark or patent as these are complex procedures. Step three: Pitching your idea without it being stolen A Non-disclosure Agreement is a legal contract that allows a company to share its intellectual property (IP) with others, whose input it needs, without unduly jeopardising that information. A non-disclosure agreement or confidentiality agreement is used when you have an unpatented idea that you need to show to a third party. Non-disclosure agreements are the cheapest form of protection for an invention you can use, but they are not a substitute for a patent application. The purpose of a NDA Entrepreneurs are often in a tricky situation when presenting their business plans and intellectual property (IP) to potential investors. The purpose of a confidentiality agreement is it to protect the idea so the entrepreneur can patent it later so the agreement should be catered towards that. Typical things to include in the confidentiality agreement would be the duration – in other words when it expires – also spell out what a breach of the agreement would be and then what the consequences are and don’t forget to define the parties carefully. Confidentiality agreements, or non-disclosure documents as they are also known, protect sensitive technical or commercial information from disclosure to others. If after a non-disclosure agreement has been signed, the information is revealed to another individual or company, the injured party has cause to claim a breach of contract. The type of information that can be included is virtually unlimited – data, know-how, prototypes, engineering drawings, computer software, test results, tools, systems, and specifications.

Veelgestelde vragen


Ja! In een eventuele rechtszaak over auteursrechten is in beginsel elk bewijs geoorloofd. Een IdeaPosit certificering kan gelden als ondersteunend bewijs, maar het certificeren en dateren van een bestand via IdeaPosit bewijst niet zondermeer dat U de maker bent van het werk en het levert U niet automatisch auteursrecht of ander intellectueel eigendomsrecht op. Auteursrecht ontstaat automatisch door het maken van een origineel werk.

Met het dateren en certificeren van bestanden via IdeaPosit kunt u uw bewijspositie versterken en kan ondersteunend bewijs leveren voor het tijdstip waarop het werk in uw bezit was, voor het geval dat U ooit in een (rechts)zaak verwikkeld raakt waarbij iemand anders beweert dat hij de maker van het werk is, in plaats van U.

Bezoek deze site voor meer informatie over EU auteursrecht:

Auteursrecht - ook wel copyright genoemd - ontstaat automatisch door het maken van een origineel werk. Aan alleen het hebben van een idee kunt U geen rechten ontlenen. Daarom is een certificering door IdeaPosit extra belangrijk als U "slechts" een idee wilt vastleggen. Pas als U uw idee omzet in iets tastbaars (het "originele werk"), dan geldt het auteursrecht!

Auteursrecht beschermt bijvoorbeeld: een tekst, een kunstwerk, gebruiksaanwijzingen, brochures, video's en ander promotiemateriaal, foto's, sieraden, tekeningen, schaalmodellen, bouwwerken, apps en software.

U krijgt het auteursrecht automatisch op het moment dat u het werk maakt. U moet wel kunnen aantonen dat u als eerste het werk heeft gecreëerd. Datumregistratie via IdeaPosit kan als bewijsstuk dienen om aan te tonen wat U op een bepaalde datum in handen had. Als uw originele werk een niet-digitaal medium betreft zoals een schilderij, tekening of sculptuur, dan geldt ook een IdeaPosit certificering van een foto of een scan als bewijs.

Bezoek deze site voor meer informatie over EU auteursrecht:

Auteursrecht krijgt U zonder kosten en de bescherming geldt wereldwijd. Bijna alke landen ter wereld, met een enkele uitzondering, confirmeren zich aan de verdragen van de World Intellectual Property Organisation. Dit betekent dat U in bijna alle landen van de wereld op dezelfde rechtspraak kan rekenen in het geval van het auteursrecht.

Voor meer informatie over dit onderwerp, zie Rijksoverheid: auteursrecht en naburige rechten en de WIPO website (Engels)

IdeaPosit biedt slechts een hulpmiddel om uw bestanden te dateren en op ieder moment aan te kunnen tonen dat U op certificatiedatum in het bezit was van het betreffende bestand. IdeaPosit biedt geen rechtsbijstand. Wel kunnen wij U vrijblijvend gespecialiseerde juristen en advocaten uit ons netwerk adivseren in het geval dat U daar behoefte aan heeft. Indien U een rechtsbijstand verzekering heeft (of deze wil afsluiten) overtuig uzelf er dan van dat geschillen omtrent auteursrecht door uw verzekering worden gedekt. In dat geval raden wij altijd aan om een beroep te doen op uw rechtsbijstandsverzekering.

U kunt een origineel bestand gratis valideren, maar u moet hiervoor wel in het bezit zijn van een (gratis) IdeaPosit account. Na inloggen kunt u op de Valideer pagina uw bestand(en) aanbieden. U kunt een bestand alleen valideren indien U in het bezit bent van het originele bestand én het bijbehorende IdeaPosit certificaat, bijvoorbeeld in de vorm van het zip-bestand gebruiken dat u tijdens het certificeren heeft ontvangen.

Op uw accountpagina vindt u onder de kop Certificaten een overzicht van al uw certificeringen. Dubbel-klik op een regel om het bijbehorende certificaat opnieuw te genereren en te downloaden. Het enige dat u nu nog nodig heeft om te kunnen valideren, is het originele bestand.

IdeaPosit wil de veiligheid van uw bestanden waarborgen en daarom willen wij via de website geen originele bestanden van uw ontvangen. Er worden voor de validatie dan ook GEEN bestanden naar onze server gestuurd, alleen metadata van het certificaat. Alle berekeningen worden door uw browser op uw eigen PC gedaan. Dit geeft een betrouwbare en efficiente analyse. Mocht een validatie niet het verwachte resultaat geven, dan kunt U een handmatige validatie door een IdeaPosit medewerker aanvragen voor een extra en betrouwbare confirmatie. Neem contact op met voor meer informatie.

Als U niet meer in het bezit bent van het zip-bestand dat u tijdens het certificeren van het originele bestand hebt ontvangen, is er niets aan de hand! Om een bestand te valideren kunt u zelf op uw PC een zip-bestand maken, met het originele bestand en het IdeaPosit certificaat bestand. Deze eigen-gemaakte zip kunt u nu gebruiken voor de validatie.

Iedere wijziging die wordt aangebracht in een certificaat of het originele bestand zal leiden tot afkeur en een negatieve validatie. Iedere pixel in een afbeelding, iedere letter in een document - zelfs een spatie - maakt een bestand voor IdeaPosit uniek en voor het systeem een "nieuw" bestand. Bij een afwijzing heeft het systeem het vermoeden dat het originele bestand sinds het certificeren is aangepast. Als dit werkelijk zo is, is het depot en de certificatie niet meer geldig. Indien U het originele bestand daadwerkelijk heeft aangepast, dient U het opnieuw te certificeren, waarbij U een nieuw certificaat met een nieuwe datumstempel ontvangt. Het enige dat uzelf kunt wijzigen zonder gevolgen is de bestandsnaam. Indien U een melding krijgt dat het certificaat ongeldig of beschadigd is, kunt u een nieuwe downloaden via het Certificaten menu op uw account pagina.

Op de eerste van elke maand wordt uw tegoed opnieuw aangevuld naar het aantal credits dat bij uw account hoort. Heeft U bijvoorbeeld een gratis account, dan ontvangt U op de eerste van elke volgende maand uw 10 gratis credits. Credits kunnen niet meegenomen worden naar een volgende maand.

IdeaPosit is een uitermate veilig systeem. Er worden GEEN bestanden geupload naar onze server. Wij hebben gegarandeerd geen inzage in uw bestanden! Alle bestanden die u aanbiedt om te certificeren blijven en verblijven op uw eigen computer. Hierdoor is IdeaPosit - in tegenstelling tot andere aanbieders van soortgelijke diensten - bijzonder geschikt voor het certificeren van privacy-gevoelig en vertrouwelijk materiaal. Technisch: IdeaPosit genereert file-hashes met behulp van het SHA3/Keccak-256 algoritme.

In de ongelukkige omstandigheid dat IdeaPosit moet stoppen met haar activiteiten, lopen uw certificaten en bestandsdateringen geen gevaar. De uitgegeven certificaten en (belangrijk!) de ontvangen IdeaPosit e-mail met het certificaat geven de datum van registratie van uw bestand aan. Tevens bevat elk certificaat een zogenoemde "File hash". Deze file hash kan ook met andere programma's dan IdeaPosit vergeleken worden met het originele bestand. IdeaPosit maakt gebruik van het opensource SHA3/Keccak-256 algoritme .